内部統制基本方針
1.取締役・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1) 役職員が法令・定款および当行の行内規定を遵守した行動をとるための行動規範として、「倫理憲章」を定め、全役職員がこれを遵守する。 (2) コンプライアンスを経営の最重要課題のひとつに位置付け、コンプライアンス態勢の整備、強化に取り組む。 (3) 取締役会は、毎年度、コンプライアンス・プログラムを決定する。また、頭取を委員長とするコンプライアンス委員会においてコンプライアンスに関する重要事項の審議を行い、その内容を取締役会に報告する。 (4) 内部監査部門は、法令遵守状況について監査を行い、定期的に取締役会および監査等委員会に報告する。 (5) 当行の全役職員が、法令等違反行為(当行が定める各種内部規定に違反する行為を含む)について所定の方法によりコンプライアンス統括部署、監査等委員および弁護士事務所等へ直接通報できる制度を整備し、制度に基づいて通報を行った者に不利益な取り扱いを行わないなど適切な運用を図る。 (6) 監査等委員会は、取締役会による法令もしくは定款に違反する行為を発見したとき、またはそのおそれがあると認めたときは取締役会に報告するなど、適切な措置を講じる。 (7) 反社会的勢力への対応にかかる基本方針等に基づき、市民生活の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力とは断固として対決し、関係遮断及び被害防止のための体制整備に努める。 (8)「マネー・ローンダリング及びテロ資金供与対策に係る基本方針」を定め、その方針に基づき、適切な業務運営を行う。 (9) 財務報告にかかる内部統制態勢を整備し、財務報告の適正性・信頼性を確保する。
2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
文書取扱規定に従い、取締役の職務執行に係る情報を文書または電磁的媒体(以下、文書等という)に記録し、保存する。取締役は常時これらの文書等を閲覧できるものとする。
3.損失の危険の管理に関する規定その他の体制
(1) リスク管理規定に基づき、リスクカテゴリーごとの責任部署を定め、リスク管理統括部署が、リスクを網羅的・総括的に管理し、内部監査部門は、リスクの状況について監査を行い、その結果を定期的に取締役会および監査等委員会に報告する。 (2) 頭取を委員長とするリスク管理委員会においてリスクへの対応に関する具体的な諸施策の統括や重要事項の審議を行い、その内容を取締役会に報告する。 (3) 災害やシステム障害等の基本方針として、業務継続計画を策定し、非常事態対策マニュアルに基づき損害を最小限に止め、事業の継続を図る体制を維持・強化する。
4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1) 取締役会の決定に基づく業務執行について行内規定に基づく職務権限及び意思決定ルールにより、適正かつ効率的に職務の執行が行われる体制をとる。 (2) 執行役員制度により、経営の意思決定・監督機能と、業務執行機能を分離し、各機能の強化・迅速化を図る。
5.監査等委員会の職務を補助すべき使用人に関する事項
監査等委員会はその職務の執行に必要な場合は、監査部員に監査等委員会の職務の遂行の補助を委嘱することができるものとする。
6.前号の使用人の取締役(監査等委員を除く)からの独立性に関する事項ならびに監査等委員会の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
(1) 監査等委員会の前号の使用人の人事異動や人事考課等については、予め監査等委員会の同意を得たうえで決定することとし、当該使用人の取締役(監査等委員を除く)からの独立性を確保する。 (2) 当該使用人は専ら監査等委員会の指示に基づき監査等委員会の職務の執行を補助するものとし、監査等委員会より監査業務に必要な命令を受けた使用人は、その命令に関して、取締役(監査等委員を除く)、監査部長等の指揮命令を受けないものとする。
7.取締役及び使用人が監査等委員会に報告をするための体制その他の監査等委員会への報告に関する体制
取締役(監査等委員を除く。) 及び使用人は、監査等委員会に対して、法定の事項に加え、当行に重大な影響を及ぼす事項、内部監査の実施状況、内部通報制度による通報状況およびその内容をすみやかに報告する。
8.前号の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
内部通報規定等に基づき、前号の報告をした者が当該報告をしたことを理由に不利な取扱いを行うことを禁止する。
9.監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
監査等委員がその職務の執行について必要な費用の前払又は償還等の請求をしたときは、当該監査等委員の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
10.その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査等委員会による各業務執行取締役および重要な使用人からの個別ヒアリングの機会を最低年2回(臨時に必要と監査等委員会が判断する場合は別途)設けると共に、監査等委員会と代表取締役、監査法人それぞれの間で定期的に意見交換会を開催する。